Avantages de l’outil
Découvrez combien de temps et de ressources vous pouvez économiser en utilisant des outils dans les opérations de votre organisation.
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Les recommandations seront adaptées aux spécificités de votre secteur.
Quelle quantité de travail cela représente-t-il ?
Estimez le nombre de demandes que vous recevez et le nombre de personnes qui les traitent.
?Par exemple : demandes de citoyens, e-mails, appels téléphoniques, inscriptions — tout ce qui doit être traité.
?Par exemple : ouvrir l'e-mail, retrouver le dossier, saisir les données, rédiger une réponse, l'envoyer — cela fait 5 étapes.
?Combien de personnes participent régulièrement au traitement des demandes ? Par exemple : 2 administrateurs et 1 responsable = 3.
?Nous enverrons vos résultats à cette adresse. Vous pourrez également télécharger immédiatement le rapport PDF.
Comment fonctionnent vos processus ?
Parlez-nous de vos outils quotidiens et de la qualité de votre service.
Utilisez-vous l'e-mail pour gérer les demandes ?
?Par exemple : les demandes des citoyens arrivent à info@... et le personnel se les transfère les unes aux autres — cela compte comme une gestion par e-mail.
Saisissez-vous les mêmes données à plusieurs endroits ?
?Par exemple, vous saisissez le même nom et la même adresse dans un tableur, un registre et un rapport — il s'agit d'une duplication.
Préparez-vous des rapports manuellement ?
?Par exemple, chaque mois, vous recueillez des chiffres provenant de différentes sources et les compilez dans un tableur ou un document — il s'agit d'un rapport manuel.
Vos processus sont-ils documentés ?
?Par exemple, existe-t-il un document indiquant : "À la réception d'une demande, l'enregistrer, la confier au responsable, répondre sous 5 jours" ?
?Du moment où une personne soumet une demande jusqu'à la réponse finale. Par exemple, un certificat est préparé sous 5 jours ouvrables.
?Tout type de réclamation — verbale, écrite ou par e-mail. Par exemple : "pourquoi cela prend-il autant de temps ?", "je n'ai jamais reçu de réponse", etc.
Mesurez-vous le déroulement des opérations ?
?Par exemple, suivez-vous le nombre de demandes traitées, le délai moyen de réponse ou le nombre de réclamations ? Si vous ne disposez pas de tels chiffres, choisissez "Non".
Le système fonctionnerait-il sans vous ?
Évaluez si vos processus résistent au changement.
Quelqu'un d'autre pourrait-il prendre le relais en 2 jours ?
?Par exemple, si votre fournisseur informatique actuel cessait de travailler — une nouvelle personne pourrait-elle comprendre le fonctionnement de l'ensemble et poursuivre dans les 2 jours ?
Vérifiez-vous que le système est accessible à tout le monde ?
?Quelqu'un vérifie-t-il si le site web ou le système fonctionne pour les personnes en situation de handicap — par exemple, peut-il être utilisé uniquement au clavier, le texte est-il suffisamment grand ?
Avez-vous un plan si le système cesse de fonctionner ?
?Par exemple, si Internet tombe en panne ou si le serveur tombe en panne — savez-vous quoi faire ? Y a-t-il des sauvegardes, des contacts et des instructions ?
Résultats
0
AAI
Indice de charge administrative
0
PLE
Exposition à la latence en contact avec le public
—
Maturité numérique
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Charge de travail du processus
AAI (indice de charge administrative)0
Heures annuelles0 hrs
Projection sur 3 ans0 hrs
Exposition à la prestation de service
PLE (exposition à la latence visible par le public)0
Taux de plaintes0%
Niveau de risque—
Maturité numérique
Niveau de maturité—
Risque de continuité—